一、会议会期
1、一般会议的会期在2～3天，很少超过5天(不含会后考察旅游)。会期教长，要选择面积大一些的会议场地;会期教短，选择面积稍小一点的会议场地也不会引起与会人员的烦躁。
2、如果会议天数较多，若分组会议，可以适当调换会议室，避免与会者因视觉疲劳对同一场地产生厌倦。
二、会议类型
不同会议类型要求不同的场地。
1、讨论会则可以采用圆桌式，使参会讨论者能平等地参与讨论，发表意见;
2、讲座型会议需要一个讲台，会议室的布置宜采用剧院式。
三、会场布置和与会人数
根据出席会议的人员数量来决定会议现场布置形式。剧院式的布置容纳的出席人数最多，而U形结构的容纳人数较少。
四、会议视听系统
随着科技的发展，现代化的会议系统越来越被广泛利用。会议的演讲者对于会场的视听设备会有特定的要求，如投影机、幻灯机、影碟机等。对于高级别的会议或电视电话会议，对视听设备和讲台的要求更高。
五、避开竞争性团体
竞争性团体是指在政治观点、宗教信仰等方面有较大冲突的团体，或者互为商业竞争对手的企业。在安排会议室时应将竞争性团体分在不同楼层，或者相距较远的两个会议室，以避免发生不必要的纠纷。
六、避免外界的噪音干扰
在会议室的选择上，必须考虑其他噪音的干扰，如会议不要选择在音乐厅附近的会议室;培训性会议的会议室不要靠近人流量大的通道;董事会会议应安排在比较僻静的会议室。
七、其他注意事项
一些有特殊要求的会议，如现场设备演示会等，对会议场地的要求也较特殊，如地面承重，运输便利等。还有些会议，如歌舞晚会则对灯光、音响和舞台有着独特的要求。
更多南京会议会展资讯敬请登录http://nanjing.ok-meeting.com