会展主办方是会展策划的需求方。会展主办方是拥有合法的资格和资质，可以发起、举办展览会或会议及其配套活动的组织机构。
在国际展览业内，商业性的展览会主办方被称为组展商。在会展业中，任何一个会展项目的举办，都离不开主办方。
会展策划是在主办方的领导或授权下展开的一项工作，必须服务并服从于主办方的需要。
在中国，会展的主办方主要分为政府、社会团体或公司三大类。
一、政府及其部门主办的会展项目
在国内，主办会展的政府及其部门，包括中央和地方两个层次。中央政府主办会展，担任主办单位的基本是国务院的组成部门，如商务部自1956年起主办中国出口商品交易会（广交会）。地方政府主办会展，担任主办单位的主要是省（自治区）直辖市和省会城市政府及其组成部门，也有部分地级或县级政府担任主办单位。
由政府及其部门主办的展览会或会议，其展览会或会议项目的所有权属于政府。
商务部是国务院主管商业贸易的行政部门，也是会展业的主管机构。改革开放后，商务部不但参与主办了国内数十个展览会，而且在“十二五”期间围绕国际贸易主题明确了本部门重点主办的展览会项目。
二、社会团体主办的会展项目
国内主办会展的社会团体，主要分为行业协会、专业学会和商会三类。
在行业协会中，制造业的行业协会几乎都办有本行业的展览会。预计全国每年由国家级制造业行业协会主办的大型展览会（展览面积在5万平方米以上），数量不少于150个。目前，在国内巡回展出的大型展览会有30多个，大多是行业协会主办的展览会。
专业学会是主办会议的主要力量。如中华医学会及其专业委员会2012年主办的学术性会议多达249个。行业协会也大量主办会议。
商会主办展览会，集中于贸促会、工商联合会两大系统。其中，中国贸促会举办展览会不但历史长，而且项目多。该会负责国内机构出境办展或组团参展的行政审批工作。
三、国内主办展览会或会议的公司，大体可分为四种：
一是国有企业
国有的展览公司数量虽然不多，尤以中国对外贸易中心、中国国际展览中心集团公司和上海浩东集团公司实力最强。以北上广为大本营，都拥有自营的大型展览场馆/会议场所，既雄据一方又辐射全国甚至海外，是中国展览业大型企业的代表。中国国际旅行社、中国青年旅行社是举办会议较多的大型国有控股公司。
二是外资公司
进入中国的外资展览公司，以德资、英资公司为多，有近20家。全球展览业营收规模排序第一的英国励展博览集团，上世纪80年代进入中国，到2013年在中国各地举办的展览会达53个，并在中国通过项目并购，合资组建了6家展览公司。
三是民营公司
民营展览公司自上世纪90年代初期兴起，到2012年，民营展览公司约有4000家，是中国展览业中数量最多的主办方。
会议业中的民营公司数量偏少，有影响力的就更少。
四是媒体机构
近年来，许多地方党报为拓宽发展领域，涉足展览业的日益增多。其利用自身拥有的广告客户，以乘用汽车、房地产、旅游等为主题办展，成为展览市场上一支新军。
中国会展业有三大类主办方——政府及其部门、社会团体和公司。这三大类主办方是中国会展业市场竞争的主体，也是会展策划的需求方。